Kennen Sie eigentlich Santa Chaos? Er betreibt eine eigene Weihnachtsredaktion und würde so gerne Santa Claus als Weihnachtsmann ablösen. Ob ihm das in naher Zukunft gelingen wird? Werfen wir einmal einen Blick auf die Arbeitsweisen der beiden.

Bald schon wieder Weihnachten: rechtzeitig erinnern

Wenn es nach der Sommerpause daran geht, in die nächste Weihnachtssaison zu starten, ist Santa Chaos meist bereits etwas zu spät dran. Er verwendet kein professionelles Terminmanagement, weil er glaubt, dass er sich an wichtige Termine schon selbst erinnern kann. Tatsächlich ist er aber meist noch gedanklich im Sommerurlaub, bis ihm alle Jahre wieder siedend heiß einfällt, dass bald schon wieder Weihnachten ist. Dann trommelt er all seine Weihnachts-Wichtel, Schnee-Elfen und Festtags-Feen zusammen und erklärt: „So, jetzt geht’s aber los: Weihnachtskarten schreiben und bemalen, versandfertig machen, und ab!“ Und alle stieben auseinander und fangen an, wild herumzuwerkeln. Die meisten rennen zu den Maltischen, so dass die wenigen Schreiber mit dem Tippen gar nicht hinterherkommen; manche können sich aber auch gar nicht entscheiden und mampfen in Panik alle Zimtsterne weg. Und bald fällt einer Elfe auf: „Wir haben zwar rosa- und türkisfarbene Malstifte, aber kaum noch rote, grüne und gelbe. Wie sollen wir denn Tannenbäume mit Kerzen und Sternen malen?“ – Da ist guter Rat teuer!

Bei Santa Claus sieht es etwas anders aus: Er beginnt rechtzeitig mit den Vorbereitungen, weil er die Termine im Blick behält. Früher hat er sich dazu einen Wecker gestellt, seine Wichtel, Elfen und Feen um sich versammelt und seine Checkliste hervorgeholt: Was muss getan werden? Von wem wird es erledigt? Und was wird dafür benötigt? Das hat auf die Weise auch schon ganz gut funktioniert, aber inzwischen verwendet Santa Claus ein modernes Redaktionssystem mit einer Workflow-Komponente, die alles aus einem Guss bietet. Einmal eingerichtet, startet der Weihnachts-Workflow regelmäßig automatisch und erinnert Santa Claus daran, welche Termine eingehalten werden müssen. Und auch seine Helferlein sind in den Workflow eingebunden und werden automatisch über ihre Aufgaben informiert. Weil sie im Redaktionssystem unterschiedlichen Rollengruppen zugeteilt sind, ist die Aufgabenzuordnung eindeutig und alle wissen, was sie zu tun haben und wieviel Zeit sie dafür haben.

Benutzerrollen und Geschenkpapierrollen

Bei Santa Chaos hat man sich inzwischen etwas arrangiert. Die Weihnachtsbäume werden nun eben rosa, und die Kerzen türkis. Die Festtags-Feen tippen die Karten: „Sehr geehrte Lotte, wie Ihnen sicherlich bekannt ist, weihnachtet es in hohem Maße, usw. Hochachtungsvoll, gez. i.A. Santa Chaos“. Jede Karte wird von Anfang bis Ende neu geschrieben, aber man kopiert hie und da Bestandteile der Karten vom letzten Jahr. Leider wird dabei auch mal eine unpassende Information oder ein altes Datum übernommen. „Das sollte vor dem Ausliefern noch mal jemand gegenlesen!“, ruft deswegen Santa Chaos. – „Jaja“, sagen die Wichtel und bemalen weiter die Weihnachtskarten. „Jaja“, sagen auch die Elfen und kleben emsig Briefmarken auf die Umschläge. „Jaja“, kommt es auch von den Feen, die weiter tippen. Letzten Endes wird niemand mehr einen Blick auf die Karten werfen, bevor sie die Redaktion verlassen. Nur Rudolf kommt vorbei, mit vom Glühwein geröteter Nase, und ändert schnell „Fröhliche Weihnachten“ zu „ein Fröhliches Achterl Wein“.

Auch in der Redaktion von Santa Claus verwendet man Texte wieder. Wer Texte zu welchem Zeitpunkt ändern darf, ist durch die Rollen- und Rechteverteilung im Redaktionssystem festgelegt. Die Wichtel haben im Workflow die Aufgabe, die bestehenden Textbausteine zu kontrollieren und bei Bedarf anzupassen oder neue Bausteine zu erstellen. Danach schalten sie den Workflow einen Schritt weiter: In diesem Folgeschritt werden die Feen benachrichtigt, die Texte Korrektur zu lesen. Bei Rückfragen können sie direkt über den Workflow im Redaktionssystem mit den Wichteln in Verbindung treten. Erst wenn keine Fehler mehr zu finden und keine Fragen mehr offen sind, werden die Texte offiziell zur Verwendung freigegeben. So ist sichergestellt, dass die Inhalte aktuell, korrekt und im Stil angemessen sind. Durch den Einsatz von Varianten können trotz der Standardisierung flexibel individuelle, adressatenbezogene Texte zusammengestellt werden.

Die Elfen haben in der Zwischenzeit Weihnachtsbilder und ein festliches Layout entworfen. Santa Claus sieht sich das Resultat, die Texte eingebunden in ihr Design, an. Er nickt zufrieden und gibt im letzten Workflow-Schritt das „Ok“.

(Weihnachts-)Redaktion aus einem Guss!

Die Karten von Santa Chaos sind wegen unklarer Arbeitsteilung und verpassten Fristen leider zu spät fertig geworden und kommen erst nach Weihnachten bei ihren Adressaten an. Weil sich von ihnen niemand mehr angesprochen fühlt, werden sie kaum beachtet. Ohne vernünftige Qualitätssicherung wird Santa Chaos nicht an Santa Claus heranreichen können.

Denn die Karten von Santa Claus sind rechtzeitig fertig geworden. Schon die früher eingesetzten, einzelnen Schritte der Qualitätssicherung wie Santa Claus‘ Wecker (also Terminerinnerungen), Checklisten oder ein freiwilliges Vier-Augen-Prinzip sind besser als das Vorgehen von Santa Chaos. Weil bei Santa Claus aber inzwischen alles aus einem XML-Redaktionssystem (wie z.B. unserem SCHEMA ST4) kommt und weil die Prozess-Schritte dadurch reibungslos ineinander greifen, stimmt nun bei Text und Bild alles. Und deswegen kennt man überall auf der Welt Santa Claus als den Weihnachtsmann.

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen frohe Weihnachten und einen guten Rutsch!