“Der Support hat gerade angerufen. In der letzten Auslieferung der Wartungshandbücher sind noch die alten Komponentenbezeichnungen drin. Wir brauchen jetzt ganz schnell eine neue Version, zwei Kunden halten Zahlungen deswegen zurück …”. Stress pur in der Technischen Redaktion! Man hatte doch an alles gedacht, in letzter Minute noch die Grafiken getauscht, die Übersetzung auf den Stichtag hin geschafft – und dann stimmt die Terminologie nicht. Systematische Schlamperei?

Dringend gesucht – Assistenz für Detailgenauigkeit

Schlamperei? Nein, nicht in diesem Fall – und wohl auch sonst in den Redaktionen nicht, wenn sich Fehler auf der Detail-Ebene einschleichen. Wer kann schon alles im Auge behalten, was sich für ein Release angesammelt hat an Inputs und Anforderungen – zumal bei hochkomplexen Produkten? Und gerade Terminologie ist mit ihrer Feingranularität Detailarbeit im Endstadium – schließlich muss am Schluss wirklich jeder Buchstabe stimmen.

Was also tun? Als Hersteller eines der meistgenutzten XML-Redaktionssysteme sind die Schmerzen unserer Kunden auch unsere Schmerzen. Deswegen haben wir in den letzten Jahren gezielt Features entwickelt, mit denen man sich ständig wiederholende Arbeitsschritte automatisieren kann – und sogar ganze Arbeitsprozesse. Durch diese Features bieten wir Ihnen auch wirklich mächtige Assistenten für das Qualitätsmanagement.

Die einfachste Übung – nie mehr die Terminologieprüfung vergessen

Mit den Automatisierungs-Features in SCHEMA ST4 können Sie als Redaktion Ihre Arbeitsabläufe direkt in ST4 implementieren. Dazu modellieren Sie Ihre Arbeitsschritte mithilfe des Workflow-Designers – einer grafischen Oberfläche – in Aufgaben und Aktionen.

Eine der zu erledigenden Aufgaben im Arbeitsprozess bis hin zur Freigabe und Publikation von Dokumenten kann natürlich eine Terminologieprüfung sein. Dafür haben Sie ganz unterschiedliche Automatisierungsmöglichkeiten.

Zum Beispiel hinterlegen Sie die Terminologieprüfung als Arbeitsschritt, der bei Fälligkeit in der Aufgabenliste des Bearbeiters erscheint. Ist die Aufgabe erledigt, quittiert der Bearbeiter die Erledigung. Mehr passiert nicht – Sie erstellen also in ST4 ein ‚Erinnermich‘, das die Aufgabe nicht vergessen wird.

Das ist schon einmal ein guter Anfang. Einen Schritt weiter können Sie gehen, wenn Sie von der Erledigung des Arbeitsschritts “Terminologieprüfung” nachfolgende Arbeitsschritte abhängig machen. Sprich: Ohne Terminologieprüfung kann ein Dokument nicht freigegeben oder publiziert werden. Damit schaffen Sie ein hohes Maß an Verbindlichkeit und schaffen die für zertifizierte Arbeitsprozesse benötigte Rückverfolgbarkeit (“Traceability”).

Auch das “Wie” lässt sich automatisieren

Mit der Automatisierung in ST4 können Sie aber nicht nur sicherstellen, dass eine Terminologieprüfung stattfindet, sondern auch wie. Über die ST4 Workflow Automation Library lassen sich auch externe Sprachprüfwerkzeuge wie Congree oder Acrolinx in den Arbeitsprozess integrieren. Damit steht Ihnen auf Knopfdruck die volle Leistungsfähigkeit dieser ausgemachten Spezialisten für Content-Qualität zur Verfügung.

Von der Rückmeldung dieser Systeme wiederum können Sie weitere Automatismen abhängig machen. Erreicht z. B. eine Congree-Prüfung eine Qualitätsmarke von 90 Prozent, wird eine redaktionelle Freigabe erlaubt. Liegt der Wert unter der Marke von 90 Prozent, ist die redaktionelle Freigabe gesperrt und damit z. B. eine Publikation im Endkundenlayout nicht möglich und die Inhalte gehen automatisch in eine Überarbeitungsschleife, bevor dann eine erneute Qualitätsprüfung durchgeführt wird und anschließend dann doch produziert werden kann.

Wo wollen Sie ansetzen?

Ganz sicher spielt Terminologiequalität auch für Ihren Content eine zentrale Rolle. Denn je höher die Rechtsverbindlichkeit Ihrer Dokumente, desto wichtiger ist für Sie die Exaktheit auf dieser Detail-Ebene. Wie schaffen Sie mit den Automatisierungsfunktionen für SCHEMA ST4 den Sprung auf ein höheres Qualitäts- und Automatisierungslevel? ­­– Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie einen Sparringspartner dafür suchen. Gerne machen wir die geballte Leistungsfähigkeit der Automatisierungsmöglichkeiten in ST4 für Sie nutzbar.