Manchmal ist die Antwort auf die Frage „Ab wann braucht man ein XML-Redaktionssystem?“ ganz leicht zu beantworten: Wenn die Maschine schneller fertig ist als die dazugehörigen Betriebsanleitungen. Wenn die Hilfe zwei Releases hinter dem Softwarestand zurückliegt. Wenn die Redaktion schlicht und einfach mit der Arbeit nicht mehr hinterherkommt.

Zu viele Anleitungen?

Wenn Sie in den letzten Jahren das Gefühl hatten, dass die Dokumentation immer mehr wird, dann hat das einen guten Grund. Das liegt daran, dass die Dokumentation immer mehr wird. Viele Unternehmen erfüllen immer individuellere Kundenbedürfnisse – ein Auto wird z. B. heute nicht mehr bestellt, sondern aufwendig konfiguriert. Das stellt ganz neue Anforderungen an die Dokumentation.

Außerdem reicht heute ein reines Beiblatt als Dokumentation nicht mehr aus. Kunden erwarten neben dem klassischen Handbuch auch Informationsangebote im Internet, mobile Unterstützung bei der Benutzung der Produkte und Smart Information mit einer nahtlosen Integration unterschiedlichster Kommunikationsplattformen.

Und zu guter Letzt haben viele Unternehmen in den letzten Jahren noch stärker auf den Export gesetzt und neue Märkte erschlossen. Aus Sicht der Dokumentation bedeutet das eine Vervielfachung des Dokumentbestands. Denn die Anleitungen sind nicht nur für jede Sprache zu übersetzen, sie müssen auch an die jeweiligen Bedingungen in den Zielländern angepasst werden. Die Zahl der Anleitungen und der Aufwand steigt damit exponentiell.

Geschwindigkeit, Kosten, Qualität

In dieser Situation ist klar, dass alte Methoden nicht mehr zum Erfolg führen können. Denn an eine moderne Technische Redaktion werden ganz andere Geschwindigkeitsanforderungen gestellt als noch vor zehn Jahren. Anleitungen, Web-Informationen und Übersetzungen müssen quasi auf Knopfdruck produziert werden können.

Gleichzeitig sind aber auch die Qualitätsanforderungen an die Anleitungen gestiegen. Das beginnt schon bei den rechtlichen Anforderungen. Sicherheitsaspekte und Zielgruppeneignung spielen heute eine kaum zu unterschätzende Rolle. Die Komplexität vieler Produkte ist gestiegen und die Dokumentation muss diese Komplexität für die Benutzer bewältigbar machen. Denn nur so lässt sich das Produkt auch sicher und effizient benutzen. Dass diese Informationen dann auch noch auf verschiedenen Kanälen (z. B. Print, Web, mobil, als Informationsportal oder auf dem Maschinendisplay) verfügbar ist, ist dann fast schon eine Selbstverständlichkeit.

Exponentiell gestiegene Anforderungen führen zu exponentiell steigenden Kosten – wenn man seine alten Arbeitsweisen beibehält. Denn den Anforderungen nicht nachzukommen, ist keine Option. Immerhin ist die Dokumentation Teil des Produkts und damit unverzichtbar. Gleichzeitig lässt man mit der herkömmlichen Arbeitsweise auch noch Geld auf der Straße liegen. Denn viele andere Funktionseinheiten im Unternehmen profitieren durch schnellere, qualitativ höherwertige Dokumentation quasi im Nebenbei. Mit einem XML-Redaktionssystem sorgen Sie für einen besseren Informationsaustausch mit Marketing, Schulung und Support; Sie senken Aufwände und heben neue Geschäftspotenziale.

Warum hilft ein CMS?

XML-Redaktionssysteme, auch Component-Content-Management-Systeme (CCMS) genannt, nutzen für die Dokumentation das Prinzip, das in der Fertigung seit langem verbreitet ist: Statt jedes Produkt am Stück zu fertigen, werden einzelne Module kombiniert, die dann vergleichsweise individuell genutzt werden. Im CCMS sind solche Module zum Beispiel Warnhinweise, Handlungssequenzen oder Ersatzteillisten. Erst wenn eine konkrete Anleitung benötigt wird, werden diese Module miteinander kombiniert und in einer sogenannten Produktion zusammengeführt. Dasselbe Modul kann so bei den Anleitungen unterschiedlicher Produkte einen Platz finden oder aber auch als Infobaustein auf der Unternehmenswebseite verwendet werden. Damit das funktioniert, trennt das XML-Redaktionssystem konsequent Inhalt, Struktur und Layout voneinander. Erst in der Produktion wird entschieden, wie das Endprodukt aussieht und für welche Plattform es produziert wird. Aber keine Angst: Produktionen lassen sich speichern, so dass zum Beispiel die Gestaltung eines Handbuchs immer wieder verwendet werden kann. Die einzelnen Informationsbausteine werden dadurch ganz automatisch zum fertigen Informationsprodukt.

So weit die Theorie. Doch wirklich fassbar werden die Vorteile eines XML-Redaktionssystems erst, wenn man die Arbeit damit auch in der Praxis sieht. Deshalb möchten wir Sie ermuntern: Sprechen Sie mit uns, wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit einem XML-Redaktionssystem Ihre Redaktionsarbeit beschleunigen.