Wer sich überlegt, ein XML-Redaktionssystem (CMS) einzuführen, will natürlich auch wissen, ob sich das lohnt. Eine ROI-Betrachtung (Return on Investment) ist vor allem gegenüber dem Management eine wichtige Argumentationshilfe. Aber wie kommt man zu aussagekräftigen Zahlen? Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte.

Vorgehen

Für Redaktionssysteme gibt es bei den meisten Einführungsprojekten einen typischen Ablauf. Zunächst (1) gilt es den Ausgangszustand zu erfassen, dann (2) die Optimierungspotenziale zu identifizieren. Spätestens in dieser zweiten Phase wird auch die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und damit der ROI wichtig. Danach (3) gilt es einen Sollzustand zu definieren und zu guter Letzt (4) geht es an die Systemauswahl.

Bei der Ausgangslage (1) sind mehrere Aspekte zu beachten. Natürlich ist wichtig, mit welchen Werkzeugen bisher gearbeitet wird. Mindestens ebenso wichtig sind aber auch die Prozesse, die in der Technischen Redaktion abgearbeitet werden. Das sind nicht nur Prozesse für die Erstellung der Anleitung selbst, sondern z. B. auch Prozesse zur Übersetzungsabwicklung oder zum Erstellen von Auswertungen. Ein weiterer Aspekt bei der Analyse der Ausgangslage ist schließlich, wie die bestehenden Werkzeuge und Prozesse in die Unternehmens-IT integriert sind. Werden z.B. Daten aus dem PIM von Hand abgerufen, per Excel-Schnittstelle oder automatisiert?

Bei der Identifizierung der Optimierungspotenziale (2) ist es wichtig, die gesamte Situation in der Technischen Redaktion im Blick zu behalten. Das heißt, alle Informationsprodukte, alle Prozesse, alle Publikationen, alle Übersetzungen und alle Automatisierungen sollten nach ihren Verbesserungsmöglichkeiten abgeklopft werden. Diesen Optimierungspotenzialen sind die Risiken gegenüberzustellen, z. B. was passiert kurz- oder mittelfristig mit der Redaktion, wenn auf ein CMS verzichtet wird. Oder: Welche Ressourcen bzw. welches Know-how sind für die Umstellung notwendig? Auch die Migration der Bestandsdaten ist eine Quelle für Risiken.

ROI-Betrachtung

Bei der Definition des Soll-Zustands (3) kann Quanos Sie in vielfältiger Weise unterstützen, zum Beispiel durch Kontakte mit Referenzkunden, durch Teststellungen, durch kundenbezogene Anbieterpräsentationen oder auch durch Beratung und Training. So bauen Sie ein exaktes Bild davon auf, wie Ihre Redaktion zukünftig arbeiten will. Der Systemeinführung steht damit nichts mehr im Wege. Tatsächlich kann eine Systemeinführung sehr schnell gelingen, insbesondere wenn Sie sich für ein Standardsystem wie SCHEMA ST4 entscheiden und auf Spezialanpassungen verzichten. Meist liegen dann nur wenige Wochen zwischen Systemimplementierung und dem der produktiven redaktionellen Arbeit im CMS.

So weit, so einfach! Doch wie kommt man nun zu einer Kosten-Nutzen-Abschätzung (2)? Nun – die Kostenseite lässt sich leicht ermitteln, denn die teilt Ihnen der Systemanbieter mit. Dieser Kostenseite stellen Sie die Einsparungen entgegen, mit denen Sie rechnen. Natürlich wissen Sie im Moment noch nicht genau, welche Einsparungen sich in der Praxis auch wirklich realisieren lassen. Deshalb ist es sinnvoll, mit einem optimistischen und einem konservativen Szenario für die Optimierungsschätzungen zu planen.

Die Messgröße für die Einsparung sind die Personalkosten, die Sie auf die Arbeitszeit beziehen. Diese Einsparungen brechen Sie auf die wichtigsten Tätigkeiten im Redaktionsalltag herunter, also auf Recherche, Content-Erstellung, die Organisation der Übersetzungen und auf Layoutaufgaben. Pro Tätigkeitsblock entstehen so Abschätzungen der bisherigen Arbeitszeiten und Abschätzungen für die Arbeit an diesen Tätigkeitsblöcken mit dem XML-Redaktionssystem. Wenn Sie nun noch die Kosten für das XML-Redaktionssystem und die Einsparungen bei den Tätigkeiten monatsweise gegeneinander auftragen, erhalten Sie ein Diagramm, mit dem Sie eindeutig ermitteln (und demonstrieren) können, ob und wann ein ROI erreicht wird.

Praxis-Erfahrungen

An welchen Stellen Sie welche Einsparungen durch ein CMS erzielen können, hängt natürlich von Ihrer bisherigen Arbeitsumgebung und den weiteren Rahmenbedingungen in Ihrer Technischen Redaktion ab. Ein Bereich, in dem sich typischerweise viel optimieren lässt, sind die Aufwände für Satz und Layout (sowohl an den Quelldokumenten als auch in den verschiedenen Übersetzungen). Da in einem CMS das Layout automatisch erzeugt wird, liegen die Aufwände hier bei nahe Null. Aber auch bei anderen Tätigkeiten wie z. B. der Übersetzungsabwicklung lassen sich viele Verbesserungen erzielen. Für ein System mit fünf Arbeitsplätzen und integrierten Workflows wird der Return on Investment typischerweise innerhalb von neun bis zehn Monaten erreicht. Doch egal wann der ROI konkret realisiert wird ­– sicher ist, dass er in der Praxis immer erreicht wird.