Von den vielen Contentmodulen, aus denen eine Anleitung entsteht, sind Warnhinweise wahrscheinlich die sensibelsten. Wenn hier Fehler auftreten, dann drohen schnell Sachschäden, im schlimmsten Fall sogar Personenschäden. Bei der Übernahme von Bestandsdaten nach SCHEMA ST4 sollte man deshalb hier besonders sorgfältig vorgehen. Zum Glück bietet SCHEMA ST4 eigene Mechanismen für den Import von Sicherheitshinweisen.

Vorbereitungen

Zunächst einmal müssen Sie ein, zwei Informationen recherchieren. ST4 hält für Warnhinweise eigene Standards und Formate bereit. Wie diese Standards aussehen, erfragen Sie am besten bei Ihrem Administrator bzw. Ihrer Administratorin. Sie lassen sich im Menü Produktion | Warnhinweise bearbeiten nachschlagen. Dort sehen Sie, welche Systemnamen für die verschiedenen Arten der Gefahr („Quetschgefahr“, „Gefahr durch Laser“ etc.) und für die Gefahrenstufe („Gefahr“, „Warnung“, „Vorsicht“ etc.) in Ihrem Unternehmen definiert sind. Dort können Sie auch neue Typen von Gefahrenmeldungen anlegen (lassen).

Als nächsten Schritt müssen Sie Ihren Bestandscontent vorbereiten. Dazu setzen Sie jeden Warnhinweis in eine Tabelle:

Dadurch ermöglichen Sie ST4 beim Import, diese Textpassage als zusammengehörig zu erkennen. Die Formate, die Sie in dem Warnhinweis verwenden, müssen alle ein einheitliches Präfix (also eine Vorsilbe) im Formatnamen haben. Beispielsweise heißt eine Handlungsanweisung im Sicherheitshinweis dann „sig_action“ und eine Gefahrenbeschreibung „sig_consequence“, wenn Sie als Vorsilbe „sig“ gewählt haben. Außerdem erstellen Sie zwei neue Formate, die beim Import dann Art und Schwere der Gefahr signalisieren. Sie könnten Sie zum Beispiel „sig_safety-type“ und „sig_safety-severity“ nennen.

Zu guter Letzt müssen Sie Am Anfang des Sicherheitshinweises (aber bereits innerhalb der Tabelle) noch jeweils eine Zeile mit den neuen Formaten ergänzen (also in unserem Beispiel „sig_safety-type“ und „sig_safety-severity“). In diese Zeile tragen Sie jeweils den ST4-Systemnamen für die Art der Gefahr und die Schwere der Gefahr ein. Achtung: Bei den Systemnamen ist Groß-/Kleinschreibung relevant; Sie müssen also exakt den Namen eintragen, der Sie z. B. bei Ihren Administratoren ermittelt haben.

Umzug

Der Import verläuft nun weitgehend wie gewohnt menügeführt mit dem Importassistenten. Im Schritt „Warnhinweise“ treffen Sie nun einige Einstellungen, die ST4 zeigen, wie die Sicherheitshinweise behandelt werden sollen. Dazu geben Sie im Dialogfeld „Suchfilter“ an, welches Präfix Ihre Formatvorlagen für Sicherheitshinweise verwenden (in unserem Beispiel „sig“). Standardmäßig ist das Feld mit dem Präfix „safety“ vorausgefüllt. Wenn Sie also „safety“ als Ihr Präfix wählen, entfällt dieser Einstellung. Außerdem müssen Sie ST4 anweisen, wie es mit Warnhinweisen umgehen soll, die es keiner Gefahrenstufe und Art der Gefahr zuordnen kann. Hier wählen Sie jeweils einen Defaultwert aus der Dropdown-Liste.

Eine weitere Stelle, an der Sie Hand anlegen müssen, ist nach dem Einlesen und der Analyse der Importdatei. Hier weisen Sie – wie gewohnt – die Formatvorlagen des Importdokuments den internen Formaten in ST4 zu.

Unter den verschiedenen Rubriken des Importdokuments finden Sie nun auch eine Rubrik für die Warnhinweise. Mappen Sie die Formate wie gewohnt. Übrigens: Die Warnicons des Ausgangsdokuments werden bei diesem Verfahren nicht importiert.

Stattdessen verwendet ST4 das Icon, das in den System-Einstellungen für Warnhinweise hinterlegt ist. Dadurch können Sie sicherstellen, dass immer einheitlich dasselbe Icon für gleichartige Warnungen ausgegeben wird.

Insgesamt bietet das beschriebene Importverfahren so einen zuverlässigen und einheitlichen Weg, um Sicherheitshinweise aus dem Bestandscontent strukturiert in Ihr CMS zu migrieren. Zwar ist dazu ein wenig Handarbeit nötig. Diese lässt sich jedoch durch einige einfache Wordmakros erleichtern.

Ein geringer Aufwand, der sich aber schnell bezahlt macht, denn Sicherheitshinweise benötigen ein hohes Qualitätsniveau und mit dem beschriebenen Verfahren erreichen Sie einen hohen Standard für Ihr Sicherheitskonzept.