Caterpillar assoziieren die meisten wohl mit den bekannten Baumaschinen. Weniger bekannt ist, dass dort viele weitere richtungsweisende Produkte entstehen. Im Fall der Caterpillar Energy Solutions sind das Gasmotoren und Gasaggregate für die unabhängige Stromerzeugung, z.B. für Biogas-Anlagen. Unter den Marken CAT und MWM verkauft das Unternehmen Systeme zur Kraft-Wärme-Kopplung bis hin zu schlüsselfertigen Anlagen. 1100 Mitarbeiter allein in Deutschland und Vertriebsstandorte in mehr als 60 Ländern sorgen für eine weltweite Präsenz des Unternehmens.

Caterpillar Energy Solutions stellt Standard-Produkte her, allerdings mit einem hohen Individualisierungsgrad – wie so viele erfolgreiche, moderne Unternehmen im produzierenden Bereich. Zusätzlich zu den eigenen Produkten integriert Caterpillar auch viele Produkte und Bauteile von Lieferanten.  In der Konsequenz bedeutet das, dass fast jedes Produkt individuelle Merkmalskonfigurationen besitzt. Erfreulich für die Kunden – für die Technische Dokumentation aber eine Herausforderung.

Vom Projekt zum Dokument zum Dokumentationsprojekt

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, gab es bereits seit geraumer Zeit ein selbstprogrammiertes Tool auf der Basis einer Access-Datenbank, das in der Lage war, Informationseinheiten strukturiert zusammenzustellen. Dabei wurden anhand einer Import-Bauteilliste im Excel-Format einzelne PDF-Dokumente mit Metadaten versehen und in einer festen Dateistruktur abgelegt. Außerdem prüfte das Tool, welche Übersetzungen bereits vorlagen und gab einen Fehlerbericht aus, der zeigte, zu welchen Bauteilen noch Anleitungen oder Übersetzungen erstellt werden mussten.

Mit dem bestehenden Werkzeug ließen sich die Anforderungen zwar abdecken, allerdings war das Tool doch schon recht in die Jahre gekommen. Besonders die schwere Anpassbarkeit für neue Dokument- und Ablage-Strukturen bereitete der Redaktion Schmerzen. Denn dadurch war auch festgelegt, in welcher Granularität Inhalte vorgehalten werden mussten. Die Vorteile einer stärkeren Modularisierung konnten damit eben so wenig erschlossen werden wie moderne Multiformat-Ausgaben.

Metadaten, Strukturvorgaben (und ein Sammeldokument)

Jenny Sester, verantwortlich für das Informationsmanagement in der Technischen Redaktion bei Caterpillar Energy Solutions und Key Userin für Redaktionssysteme und Peripherie, fasst die Situation so zusammen: „Wir wussten, dass wir mit der bestehenden Speziallösung für die Auftragserstellung an einem Endpunkt angekommen waren. Und da wir redaktionsseitig ohnehin stark auf SCHEMA ST4 setzen, lag für uns der Gedanke nahe, dass wir nach einer Lösung innerhalb des Redaktionstools suchen.“

Der Schlüssel für die Umsetzung war dann der Projektkonfigurator in SCHEMA ST4. Mit diesem Viewlet lassen sich Exceldaten per Drag and Drop übernehmen und so zum Beispiel Materialnummern integrieren. Danach wird eine Auftragsnummer eingetragen; die verbauten Systeme können ausgewählt werden. Nach Auftragsprüfung und Angabe des Produkttyps ist das Projekt dann auch schon fertig. Besonders hilfreich erwies sich, dass die vorgenommenen Auswahlen exportiert werden können und sich danach leicht wiederverwenden lassen.

Trickreich war dagegen die Fehlerübersicht, die das alte Tool ja bereits lieferte und die ein Schlüsselelement für den Redaktionsprozess war. Durch den geschickten Einsatz von Metadaten und durch einen Prüfbaustein, der zu diesem Zweck in den Content integriert wurde, konnte auch diese Hürde überwunden werden. Der Prüfbaustein sammelt nun Fehlermeldungen in einer Trefferliste, die sich ins CSV-Format exportieren lässt. Dadurch wird ein Excel-Abgleich mit der ursprünglichen Importliste zur Auftragssteuerung aus dem Engineering möglich.

Was bleibt?

Mit ST4-Bordmitteln ist eine Lösung entstanden, die die alte Spezialsoftware komplett ablösen konnte. Besonders hilfreich waren dabei der Import der Materialnummern und die Import-/Export-Schnittstellen des Redaktionswerkzeugs. Insgesamt ist so eine echte Verbesserung für den Redaktionsalltag entstanden.

Dazu noch einmal Jenny Sester: „Wir waren wirklich überrascht, aber auch sehr erfreut, dass sich unsere vorherige Lösung durch das ST4 Standardsystem abbilden ließ. Wenn man ein bisschen Planung und Kreativität in die Umsetzung steckt, dann kann man mit dem ST4 Projektkonfigurator wirklich erstaunliche Dinge umsetzen. Davon dürften auch viele andere Redaktionen profitieren, die ST4 einsetzen.“