Eine der Kernfunktionen von Anleitungen ist es, den sicheren Gebrauch eines Produkts zu ermöglichen. Um das zu erreichen, startet man in der Technischen Redaktion selbstverständlich nicht bei Null, sondern nutzt Ergebnisse und Dokumente, die schon vorher im Entwicklungsprozess entstehen. Ein wichtiger Baustein dafür ist die sogenannte Risikobeurteilung, manchmal auch Gefährdungsanalyse genannt. 

Die Risikobeurteilung ist ein Dokument, das während der Entwicklung einer Maschine erstellt wird. Es ist durch die Norm EN ISO 12100 (Sicherheit von Maschinen) vorgeschrieben und dient dazu einen iterativen Prozess zu dokumentieren, in dem der Hersteller vor dem Inverkehrbringen das Risiko minimiert, das durch die Benutzung seiner Maschine entsteht. Das Dokument, das so entsteht, wird manchmal von Technischen Redakteurinnen und Redakteuren erstellt, oft aber auch von anderen Beteiligten im Entwicklungsprozess, z. B. Entwicklungs-Ingenieurinnen oder Produktmanagern. 

Warum übernimmt man nun die Risikobeurteilung nicht einfach so in die Anleitung und erledigt dadurch das Thema Verwendungssicherheit maximal unaufwändig? Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen gilt der Grundsatz, dass Risiken durch einen Umbau der Maschine ausgeschlossen werden müssen. Nur dann, wenn das nicht möglich ist, darf das Risiko durch Warnungen in der Anleitung ausgeschlossen werden. Ein Unternehmen kann also beispielsweise nicht beschließen, dass vor einer Gefahr durch Quetschungen einfach nur gewarnt wird, wenn sie die Situation durch eine Umstellung der Maschine auf Zwei-Hand-Bedienung beseitigen kann. In der Anleitung werden also nur Warnungen aufgenommen, die unvermeidbar sind. 

Weiterhin muss in einer Risikobeurteilung nicht nur die Gefahr genannt werden, sondern auch auf welcher Grundlage die Gefahreneinschätzung zustande gekommen ist. Für die Anleitung wären diese Informationen aber überflüssig, sie würden den Leseaufwand für die Nutzer und Nutzerinnen nur unnötig erhöhen.  

Darüber hinaus kann es sein, dass die Risikobeurteilung sich auf die Gefahren durch die Maschine konzentriert, also anhand der einzelnen Bauteile organisiert ist. Die Anleitung fokussiert aber auf eine andere Perspektive, nämlich die Tätigkeiten, die der Nutzer bzw. die Nutzerin mit der Maschine durchführt. Dieser Perspektivwechsel ist nicht immer einfach umzusetzen und sollte auf keinen Fall auf die Nutzer und Nutzerinnen abgewälzt werden. Denn es ist nicht für alle sofort erkennbar, dass z. B. beim Herunterfahren der Maschine eine Verbrennungsgefahr besteht, auch wenn sie im Prinzip wissen, dass ein bestimmtes Bauteil während des Betriebs sehr heiß werden kann.  Im Zweifelsfall muss deshalb die Technische Redaktion diese Transferleistung auf die Anwendungssituation leisten.  

Deshalb ist es in vielen Risikobeurteilungen so, dass die Beziehung genau umgekehrt angelegt ist. Die Risikobeurteilung identifiziert die Gefahr und überlässt der Anleitung die Ausformulierung, wie die Gefahr genau zu verhindern ist. Die Risikobeurteilung oder Gefährdungsanalyse übernimmt also lediglich eine Steuerungsfunktion und identifiziert die Gefahrenquellen. Die technische Redaktion recherchiert dann für die Anleitung die genauen Abläufe, wie die Gefahr behoben werden kann. Wie das funktioniert, haben wir bereits in einem anderen Blogartikel gezeigt 

Wichtig ist also: Risikoanalyse und die Warnhinweise in der Anleitung sind eng aufeinander bezogen. Sie sollten Hand in Hand gedacht werden, um einen reibungslosen Ablauf im Gesamtprozess zu ermöglichen. So lassen sich Doppelarbeiten und unnötige Nachfragen schon im Ansatz vermeiden. 

Weitere Informationen rund um Warnhinweise 

Von weiteren Blogartikeln bis zu einem kostenlosen Webinar haben wir für Input über Warnhinweise für alle Sinne gesammelt. Sie finden diese auf unserer weiterführenden Seite zum Thema.

Mehr über Warnhinweise in der Technischen Doku

Kostenloses Webinar zu Warnhinweisen in der Technischen Dokumentation