Warnhinweise sind unverzichtbare Elemente in Betriebsanleitungen. Uneinheitlichkeit, die falsche Platzierung sowie zu viel oder zu wenig Information führen dabei im besten Fall nur zu Verwirrung, bergen jedoch auch das Risiko von Verletzungen oder Sachschäden. Die richtige Verwendung und Darstellung von Warnhinweisen ist deshalb Gegenstand zahlreicher Normen. Einige der Top-Normen für Warnhinweise und ihren praktischen Nutzen stellen wir hier vor.

Restrisiken als Warnhinweise

Die NutzerInnen eines Produkts benötigen bestimmte Informationen, um das Gerät gefahrlos bedienen zu können. Für den europäischen Binnenmarkt regelt deshalb die Richtlinie 2006/42/EG das Erstellen einer Risikobeurteilung, um zu ermitteln, welche Anforderungen an die Sicherheit und den Gesundheitsschutz erfüllt werden müssen.

Eine solche Risikoanalyse identifiziert also die Gefahren im Umgang mit dem Produkt. Wenn der Hersteller alles getan hat, um das Gerät möglichst sicher zu konstruieren, bleiben in der Regel trotzdem einige unvermeidliche Gefahrenquellen übrig. Über dieses Restrisiko werden NutzerInnen durch Warnhinweise informiert. Die Risikoanalyse dient der Technischen Redaktion somit dazu, die Restrisiken im Umgang mit einem Gerät zu erkennen und in Warnhinweise zu verpacken.

Sicherheits- vs. Warnhinweise

Orientieren können Sie sich dabei an den Vorgaben der ISO-Normen und der ANSI Z535.6 für den US-Markt. In der amerikanischen Norm zur Produktsicherheit werden verschiedene Arten von sicherheitsrelevanten Informationen vorgestellt.

„Grouped safety messages“ nennen wir im Deutschen Sicherheitshinweise. Es handelt sich dabei um Informationen, die gesammelt in einem eigenen Kapitel, dem Sicherheitskapitel, relativ zu Beginn der Betriebsanleitung aufgelistet werden. Sie sollen ein grundlegendes Bewusstsein für den sicheren Umgang schaffen. Sicherheitshinweise geben anhand verschiedener Kategorien wie „Gefahr“, „Warnung“ oder „Hinweis“ eine allgemeine Auskunft über bestehende Risiken, z. B. durch die Warnung vor Quetschgefahr.

Von den Sicherheitshinweisen unterscheiden wir die spezifischeren Warnhinweise. Die amerikanischen Pendants zu Warnhinweisen heißen in der ANSI Z535.6 „section safety messages“ und „embedded safety messages“. Erstere werden zu Beginn eines bestimmten Abschnitts und vor Handlungsabfolgen in die Betriebsanleitung aufgenommen. Es handelt sich dabei um Risiken, die im Zusammenhang mit einer konkreten Situation oder Handlungsabfolge genannt werden müssen. „Embedded“, also eingebettete Warnhinweise stehen unmittelbar vor einem Handlungsschritt. Sie werden direkt in den Text integriert und unterbrechen den Lesefluss nicht.

Warnungen SAFE kommunizieren

Dem SAFE-Prinzip aus der ANSI Z535.6 zufolge sollten Warnhinweise nach folgender Struktur aufgebaut sein: Das Signalwort zeigt die Schwere der Gefahr an (z. B. „Warnung“ oder „Hinweis“). Die Art und Quelle der Gefahr beschreiben ihre Ursache. Anschließend sollten Sie auf die Folgen im Fall der Fälle eingehen und dann unter Entkommen erklären, wie dieser erfolgreich vermieden wird. Mithilfe dieses Akronyms gestalten Sie Ihre Hinweise systematisch und sicher.

An der ANSI Z535.6 orientieren sich auch andere relevante Normen für Warnhinweise. Die Unterscheidung zwischen Sicherheits- und Warnhinweisen etwa wird in der DIN-EN 82079-1 geteilt. Sie beinhaltet Grundsätze und allgemeine Anforderungen zum Erstellen von Gebrauchsanleitungen.

Gestaltungshilfen

Für Warnhinweise liefert die DIN-EN 82079-1 Vorgaben für die Gestaltung und Umsetzung: Prägnanz, Formatierung, Position oder auch die Verwendung von Signalwörtern sind darauf ausgerichtet, den sicheren Gebrauch eines Geräts zu gewährleisten. So empfiehlt die Norm bei Sachschäden zwischen „Hinweis“, „Achtung“ und „Aufpassen“ zu wählen, bei Personenschäden sollten Warnhinweise hingegen das Signalwort „Gefahr“, „Warnung“ oder „Vorsicht“ enthalten. Die ANSI Z535.6 schreibt außerdem die Verwendung des Signalworts „Hinweis“ vor. Die Wahl ist dabei nicht nur von der Schwere der Gefahr abhängig, sondern auch von der Eintrittswahrscheinlichkeit.

Übrigens: Letztere ergibt sich aus der Risikoanalyse, deren Inhalte in der ISO 12100 behandelt werden. Diese erleichtert Ihnen die Einschätzung der Schwere der Gefahr und die Entscheidung, für welche Gefahren welche Art von Hinweis nötig ist.

Nun bestehen Warnhinweise ja nicht nur aus Text, sondern auch aus grafischen Elementen. Bei der farblichen Gestaltung können Sie sich daher – neben der ANSI – an die EN ISO 3864 halten. Dort finden Sie neben Farbcodes auch grafische Symbole wie Sicherheitszeichen. Sollten Farben für Sie weniger relevant sein – die ANSI Z535.6 hat auch eine Möglichkeit zur farbfreien Darstellung parat. Warnhinweise müssen schließlich auch für Menschen mit Farbfehlsichtigkeit oder im Schwarz-Weiß-Druck verständlich sein.

Auch die EN ISO 20607 zur Sicherheit von Maschinen und die EN ISO 7010 stellen Gestaltungsmöglichkeiten für Warnzeichen bereit, so dass Sie Ihre Warnhinweise nicht nur auf Textebene, sondern auch grafisch vereinheitlichen und standardisieren können. Für welche Alternativen Sie sich letztendlich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Wenn Sie sich an die Top-Normen für Warnhinweise halten, werden Sie aber eine sichere Lösung finden.

Quellen:

https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:157:0024:0086:DE:PDF

https://www.tekom.de/fileadmin/user_upload/_tekom_RG_RheinMain_Warnen-mit-System_01.pdf

Weitere Informationen rund um Warnhinweise 

Von weiteren Blogartikeln bis zu einem kostenlosen Webinar haben wir für Input über Warnhinweise für alle Sinne gesammelt. Sie finden diese auf unserer weiterführenden Seite zum Thema.

Mehr über Warnhinweise in der Technischen Doku

Kostenloses Webinar rund um Warnhinweise in der Technischen Dokumentation